لقد ساعدت التكنولوجيا  ومهدت للناس والشركات والمؤسسات  الكثير من الاشياء لإنجاز أعمالهم  بوقت اقل وتكلفة أقل .

 فالموظفين الذين كانوا يعملون ل ساعات طويلة حوالي  9 إلى 5 في مكاتبهم المحصورة يستطيعون الان بفضل التكنولوجيا العمل من أي مكان وفي أي زمان وذلك من خلال البرامج المتاحة  للعمل المكتبي يمكن أن تعمل الآن من أي مكان تقريبا وذلك بفضل عدد من وظائف المكاتب المتنقلة والبعيدة remote office functions .

ولكن في حين أن العمل عن بعد أو من مكتب افتراضي يوفر الكثير من الفوائد لكل من أصحاب الأعمال والموظفين (مثلا عدم وجود خصومات على الموظفين من ناحية التاخير قدومهم الى مقر العمل ، وانخفاض تكاليف التكنولوجيا، وانخفاض التكاليف العامة، وما إلى ذلك)، هذه الامتيازات لا تأتي دون بدون مخاطر. هذا هو السبب في أنه من المهم الحصول على الأدوات المناسبة لضمان العمل في المكاتب الافتراضية التي في تساعدك على أن تصبح أكثر كفاءة وإنتاجية.

سواء كنت تدير الأعمال تماما من المنزل أو حيانا، هنا  أعلى 3 أشياء تحتاج إليها في مكتبك الخاص :

1- نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت  Voice over Internet Protocol (VoIP) phone

العمل مع فريق  أو مع العملاء يمكن أن يكون بعض الاحيان تحديا. يحتاج أعضاء الفريق إلى أن يكونوا قادرين على التواصل والتعاون بسهولة، فضلا عن تبادل المعلومات والأفكار بسهولة.ولكن نظرا لأن معظم الأشخاص يستخدمون أدوات متعددة للتواصل (مثل البريد الإلكتروني والدردشة والهاتف)، فقد تتعذر هذه المهام. لحسن الحظ، يمكن لنظام الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت VoIP ينظم وسهل التواصل فيما البين.

وبصرف النظر عن سهولة الحصل عليها  نسبيا، فهواتف VoIP بروتوكول الإنترنت تأتي مع مجموعة  واسعة من الميزات  التي تمكن الشركات من بذل المزيد من الجهد. وعلى الرغم من أن التطبيقات الشائعة مثل سكايبي Skype  و غوغل هنغوتس Google Hangouts  تتيح للمستخدمين إجراء المكالمات وتلقيها من أي مكان، إلا أن تطبيقات الدردشة والمؤتمرات المرئية هذه ليست مقاربة ل خدمات VoIP  التجارية الرائدة مثل Vonage و Jive و Mitel .فهواتف VoIP للأعمال تأتي مع مجموعة متقدمة من الميزات (مثل Auto Attendant ،  أو Find Me/Follow Me ، والبريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني، تطبيقات الجوال، وصندوق الوارد الموحد) التي تسمح للموظفين الحركة والتنقل  عن بعد للبقاء على اتصال ونشيط بغض النظر عن مكان وجودهم.

2- سحابة التخزين  Cloud storage

العمل من المكتب الظاهري يعني أنك سوف تحتاج إلى الوصول إلى الملفات الخاصة بك بغض النظر عن مكان وجودك. سواء كنت في المنزل، في مقهى، أو في الخارج، وتريد أهم الوثائق الخاصة بك لتكون مجرد انقر بعيدا.

خدمة التخزين السحابية ( تخزين الملفات على الانترنت ) يجعل هذا ممكنا. الخدمات السحابية تسمح لك بالوصول بسهولة الى المستندات الخاصة بك أو الملفات من أي زمان ومكان. وهناك الكثير من الخيارات عندما يتعلق الأمر التخزين السحابية. وتشمل الخدمات الأكثر شعبية محرك جوجل Google Drive ، دروبوكس Dropbox، المربع Box، أو ون درايف Onedrive، والأمازون  Amazon Cloud . كل هذه الخدمات توفر خيارات تخزين السحابة Cloud storage وافرة وآمنة مع التطبيقات والميزات المختلفة قليلا. تأكد من تصفح ومقارنة جميع الخدمات للعثور على واحد الذي يناسب احتياجات عملك.

3- اتصالات شبه مثالي  Near-Perfect Connectivity

من المستحيل عمليا العمل في مكتب افتراضي إذا لم يكن لديك اتصال إنترنت سريع وموثوق به. هذا هو السبب في الأهمية لضمان الحصول على أفضل اتصال ممكن.بالإضافة إلى ذلك، إذا كان لديك نظام الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت VoIP ، فمن المهم أيضا أن يكون اتصال الإنترنت قوية بحيث تكون جودة المكالمة عالية. إذا كنت سوف تعمل من المنزل أكثر من مرة، تأكد من الاشتراك في أفضل خطة الإنترنت في منطقتك. قارن الخطط ومقدمي الخدمات لضمان الحصول على أفضل خدمة الإنترنت على أساس احتياجات الاتصال وأنشطة الإنترنت. إذا أنت من الذين يتطلب  عملهم أن تكون متحرك في مكان أكثر من واحد،  سيكون عليك النظر في الحصول على جهاز التوجيه واي فاي المحمولة portable WiFi router or   أو خطة الإنترنت اللاسلكية a wireless internet plan  لضمان أن تكون دائما على اتصال.

افكار اخيرة Final Thoughts

عدد متزايد من الشركات تستكشف مفهوم مكتب الظاهري لأنها مريحة، يوفر على التكاليف، ويعزز التوازن بين العمل والحياة. ولكن للاستفادة من الإمكانات الكاملة للعمل عن بعد، فمن المهم أن تكون مجهزة مع هذه 3 الأدوات ل المكاتب الافتراضية.