لسنوات عديدة، تم ربط المنظمات إلى المنشآت في فرضية نظم الاتصالات الخاصة بهم. وقد تم تشغيل التطبيقات التي تتحكم في الهاتف، والرسائل، والبريد الإلكتروني، ومؤتمرات الفيديو، ونظم المشاركة التعاونية على شبكات المنطقة المحلية أو خوادم مخصصة في المنزل. ويطلب من موظفي تكنولوجيا المعلومات تشغيل وصيانة هذه الأنظمة. ولكن عندما تنخفض الأنظمة systems go down  (ودائما ما تحدث)، حينها تتعرقل بعض أعمال الشركات على الفور. تحديات تشغيل هذه التطبيقات، فضلا عن الجهد الذي يقدمة فريق الدعم ، فهذة المشاكل تتتلاشى كلما تقدم المزيد والمزيد من الشركات لاختيار الاتصالات السحابية.

الاتصالات السحابية أصبحت ببطء معتاد، نموذجي، أو معيار. . معظم الشركات تجد أن اختيار حل Cloud يقدم لهم أفضل للتفادي من الكوارث، والمزيد من الميزات،وترقيات سهلة، وأكثر من ذلك.

على الرغم من استخدامها على نطاق واسع، فإن مصطلح “سحابة” Cloud هو مضلل بعض الشيء. وبالنسبة للبعض، فإن المصطلح يستثني أفكار تبخر البيانات والافتقار إلى التحكم في البنية التحتية. ولكن في الواقع، تتكون السحابة من الخوادم خارج فرضية الوصول إليها عبر الإنترنت. هذه التطبيقات التي تم الوصول إليها عبر بروتوكول الإنترنت آمنة وموثوق بها للغاية. تتم صيانة الخوادم السحابية من قبل الشركات التي تقدم “server farms،  فهي منشآت ضخمة من الخوادم(السرفرات) مخصصة لاستضافة البرامج.

أصحاب server farms  لديهم ثلاثة وعود للحفاظ على: أمن البيانات، والسرعة، والجهوزية العالية . اصحاب الاتصالات السحابية يوفرون سهولة الاستخدام والبساطة، ولكن هذه الفوائد لا طائل منها إذا كان أمن البيانات مفتقرا، والتطبيقات لا يمكن الوصول إليها، والوصول إلى التطبيقات بطيئة، أو إذا كانت البرامج مستمرة دون اتصال. لذلك، يقضي موردي السحابة قدرا كبيرا من الوقت لضمان أمن البيانات وسلامتها. 

سيعرض معظم مقدمي الخدمات السحابية بعض أنواع الامتثال لمعايير الحوسبة مثل سي 16 SSAE 16 ، وبروتوكول أمن البيانات والبيانات، ومعايير NIST أو  IEEE  إيي، أو بعض الطرق الأخرى المعترف بها عالميا لضمان الامتثال. وعادة ما يكون مقدمو الخدمات الموثوقون سعداء جدا بتقديم اعتماداتهم وشهاداتهم للعملاء المحتملين.

وبغية ضمان السرعة وإمكانية الوصول، شركات server farms  تقدم خدمات متعددة الإيجارات وقابلية التوسع multi–tenancy and scalability. ويعني تعدد الإيجارات أن هناك عدة حالات لتطبيق أو منصة اتصالات تعمل على الخوادم السحابية لكي تستوعب بسهولة الزيادات في الطلب. كما ينمو الأعمال والاتصالات السحابية تحتاج إلى توسيع، فإن server farms تكرس المزيد من موارد البنية التحتية للعميل، وتوسيع النطاق حسب الحاجة. 

تقليديا، تستخدم منصات الاتصالات خوادم محلية داخل الشركة حيث يتم تخزين البرنامج الذي يقوم بتشغيل هذه الأنظمة.VoIP، PBX عبر بروتوكول الإنترنت ،و مؤتمرات الفيديو، والرسائل، وتطبيقات وثيقة أو قاعدة المعارف التعاون على الخوادم المملوكة للشركة والحفاظ عليها من قبل موظفي الشركة . في كثير من الأحيان، يتم تثبيت هذه الأنظمة كمستخدم واحد، مع النسخ الاحتياطي الدورية،وتحديثات البرامج، والصيانة التي يتم تطبيقها على أساس مجدول. وفي بعض الحالات، يكرس فريق تكنولوجيا المعلومات بأكمله للحفاظ على هذه الأنواع من الأنظمة والبنية التحتية  لكي تعمل بشكل صحيح. 

كما يمكن للمرء أن يتصور، هناك قدر كبير من التكاليف المرتبطة الحفاظ على النظم . حدوث الاعطال وعدم استقرار النظام أمر جانبي ،فالموظفين مشغولون باستمرار حفظ الأمور قيد التشغيل. وإذا كان جزء أو كل من النظام لا يعمل، إما بسبب الأخطاء الكامنة أو التدخل البيئي مثل انقطاع التيار الكهربائي أو الأحداث الجوية، فان المنظمة  أو الشركة بأكملها قد تكون غير قادرة على القيام بأعمال تجارية. 

شركات التخزين السحابي Cloud  تنفي كل تلك المخاوف. من خلال الاستفادة من الاتصالات في السحابة Cloud  ، يمكن للعملاء الاعتماد على تطبيقاتهم في اي وقت حسب الحاجة للعمل فهي تعمل في شكل سلس، مقدمو هذة الخدمات يقدمون صيانة  بشكل دوري ومستمر أربعة وعشرين ساعة في اليوم. وفي كثير من الأحيان، يقدم بائعي أنظمة الاتصالات منتجاتهم في نموذج البرمجيات كخدمة (SaaS).

 سوف يقوم مقدمو خدمة SaaS  حزم البرمجيات و المعدات عادة كجزء من العقد الخاص بهم، وضمان أنه حالما تتوفر إصلاحات الأخطاء، والتحسينات، يتم تحميلها إلى التطبيق العميل.

معظم خدمات ال SaaS  ومزودين خدمة server farms تعمل في  مقايس عالية جدا، وهذا يعني أن تطبيقات وملفات  العملاء شغالة ويمكن الوصول إليها حوالي 100٪ من الوقت. ويتحقق هذا الجهوزية العالية بشكل لا يصدق من خلال التكرار الجغرافي والداخلي. العديد من مقدمي خدمات الاتصالات السحابية لديهم مواقع فعلية متعددة في جميع أنحاء العالم. في حالة وقوع كارثة يمنع الوصول في منطقة واحدة، يتم إعادة توجيه حركة المرور على الانترنت على الفور في مكان آخر للحفاظ على تشغيل النظام. هذه الحقيقة، من تلقاء نفسها، كافية لدفع العملاء لنقل تطبيقات الاتصالات الهامة إلى السحابة.

وتشمل خدمات هذة الانظمة PBX ، مؤتمر الصوت والفيديو audio and video conference، مركز الاتصال call center، الاستجابة الصوتية التفاعلية interactive voice response (IVR) ، الفاكس fax، ومعدات البيانات والتطبيقات. أي من هذه الأنظمة يمكن أن تكون موجودة كليا أو جزئيا في السحابة.وسيوفر كل نظام مزايا متفاوتة تبعا لاحتياجات العميل واستخدامه.

 بعض المؤسسات والشركات يريدون كافة الخدمات التي توفرها  انظمة التخزين السحابية بينما يفضل آخرون حلا هجينا حيث يحصلون على بعض الفوائد على الفور (مثل خفض تكاليف الصيانة ) أثناء نقل بقية نظامهم مع بمرور الوقت. 

 كثيرون من الذين يريدون هذة الخدمات قاموا بعمل أجزاء رئيسية من عملياتهم من حيث الأداء الموثوق لهذه الأنظمة. يحث مزودي النظام بشكل متزايد زبائنهم على تثبيت أو تحويل إلى التطبيقات المستندة إلى السحابة. وإلى جانب مزايا السرعة والأمن والوصول إلى التشغيل في السحابة، هناك فائدة إضافية لإدارة النظام. وتتمثل الفائدة الإضافية في القدرة على إدارة كيفية عمل النظام عن بعد.على سبيل المثال، إذا كان موقع الشركة غير قابل للعمل يمكن لمسؤول النظام، من خلال بوابة على شبكة الإنترنت، إخبار نظام بكس PBX  لتوجيه جميع المكالمات الهاتفية بعيدا عن هذا الموقع  الغير قابل للعمل إلى منشأة أو موقع اخر  على بعد أميال.